BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

 

Business Process Management (BPM) is een systematische aanpak om de gehele bedrijfsoperatie duurzaam en End-to-End te versterken, zodat deze beter in staat is zich aan te passen aan een voortdurend veranderende omgeving. 

 

Het doel van een BPM‑initiatief kan variëren en is vaak een combinatie van meerdere drijfveren. Het kan gericht zijn op Compliance, zoals risicobeheersing en ondersteuning van ISO 9001, of op Operational Excellence, met focus op efficiëntie, kwaliteit en kostenverlaging. In andere gevallen ondersteunt BPM grotere Transities, zoals een carve-out of bedrijfsintegratie.

 

BPM omvat het analyseren, ontwerpen, implementeren, monitoren en verbeteren van processen, waarbij processen op een gestructureerde wijze worden vastgelegd in een digitale en toegankelijke database middels een zogenaamde Proces Architectuur.

 

Het maakt gebruik van technieken zoals Lean Six Sigma, Process Mining, Theory of Constraints en Agile en wordt gefaciliteerd vanuit een Centre of Excellence.

 

Het zorgt ervoor dat processen, organisatiestructuren en strategische doelstellingen goed op elkaar aansluiten.

 

Tegenwoordig wordt BPM steeds vaker geintegreerd met Enterprise Architecture, Risk & Compliance en Process Intelligence en is er meer aandacht voor de eindgebruiker.

 

Zie ook mijn artikelen over dit onderwerp op het substack account van What's Your Baseline

 

Implementatiestappen

De aanpak verschilt per initiatief en is afhankelijk van de doelstelling en de procesvolwassenheid van de organisatie. Begin klein en beheersbaar en breid de scope stapsgewijs uit. In hoofdlijnen bestaat ieder initiatief uit de volgende stappen:

 

• OBJECTIVES: Bepaal het voornaamste doel van het initiatief. Is het Operational Excellence, Compliance of ter onderteuning van een Transitie?
• GAP ANALYSE & READINESS: Analyseer de huidige procesvolwassenheid van de organisatie en bepaal in hoeverre deze gereed is voor het initiatief. Zijn de randvoorwaarden aanwezig of moeten eerst versterkingen worden aangebracht om een succesvolle implementatie mogelijk te maken?
• ROADMAP: Bepaal de tijdlijn en milestones tot de gewenste procesvolwassenheid. Zorg in deze fase ervoor dat fundamentele organisatorische issues eerst worden opgelost, voordat het initiatief wordt voortgezet. 
• CENTRE OF EXCELLENCE (COE): Stel een klein BPM-team samen dat als aanjager en kenniscentrum fungeert. Leg de scope, taken en positie binnen de organisatie duidelijk vast en breid het team geleidelijk uit op basis van de behoeften van de organisatie.
• TOOLING: Definieer de functionele en niet-functionele eisen. Organiseer een demo, Proof of Concept (PoC) of Proof of Value (PoV) om de oplossingen te beoordelen. Een combinatie van tools kan nodig zijn. Begin eenvoudig en kies bewust voor een Process Mining-first of BPM-first strategie, passend bij de doelstellingen en volwassenheid van de organisatie.
• ARCHITECTURE: Start met het inrichten van een procesarchitectuur, inclusief de belangrijkste end-to-end processen, en breng de ondersteunende architecturen in kaart, zoals systemen, rollen en data.
• PROJECTS: Selecteer projecten obv van de prioriteiten en impact in de organisatie. Organiseer een Kick-Off voor eindgebruikers.
• CONTINUE: Integreer waar nodig aanvullende disciplines, richt procesgovernance in en zet de verdere BPM-ontwikkeling structureel voort.